AI-telefoni til virksomheder: Den komplette guide til intelligent telefoni
AI-telefoni gør det muligt at besvare opkald, hjælpe kunder og automatisere telefonbetjeningen døgnet rundt. Få overblik over teknologien, funktionerne, priserne og mulighederne for din virksomhed.
Hvad er AI-telefoni?
AI-telefoni er en form for intelligent telefonbetjening, hvor kunstig intelligens bruges til at forstå, besvare og håndtere telefonsamtaler.
I stedet for at være afhængig af, at en medarbejder altid kan tage telefonen, kan virksomheden anvende en AI-agent, som besvarer opkald og hjælper kunden videre.
Moderne AI-telefoni kombinerer typisk talegenkendelse, sprogforståelse og avanceret stemmeteknologi.
Det gør det muligt for en AI-agent at føre en samtale i naturligt talesprog frem for blot at afspille indtalte beskeder.
Kort fortalt: AI-telefoni gør det muligt for virksomheder at automatisere dele af deres telefonbetjening ved hjælp af en intelligent, talebaseret AI-agent.
En AI-telefoniløsning kan eksempelvis anvendes til:
Automatisk besvarelse af indgående opkald.
Kundeservice og besvarelse af almindelige spørgsmål.
Viderestilling af opkald til medarbejdere.
Modtagelse af beskeder og kontaktforespørgsler.
Udsendelse af SMS'er og e-mails.
Indsamling af relevante oplysninger fra kunder.
Dokumentation og analyse af samtaler.
Håndtering af kundehenvendelser uden for åbningstid.
De præcise muligheder afhænger af udbyderen, systemets integrationer og virksomhedens opsætning.
Hvordan fungerer AI-telefoni?
AI-telefoni fungerer ved at koble et telefonsystem sammen med en AI-model, som kan føre samtaler med mennesker.
Når en kunde ringer til virksomhedens nummer, bliver samtalen håndteret af en AI-agent, som lytter til kundens spørgsmål og svarer i realtid.
1. Kunden ringer til virksomhedens telefonnummer
Opkaldet modtages af telefonsystemet og forbindes til AI-agenten.
Afhængigt af løsningen kan virksomheden benytte et separat telefonnummer eller viderestille opkald fra sit eksisterende hovednummer.
2. AI-agenten forstår det talte sprog
AI-systemet behandler kundens tale og fortolker hensigten med henvendelsen.
Kunden kan eksempelvis sige:
"Jeg vil gerne høre, hvad jeres løsning koster, og om jeg kan tale med en fra salgsafdelingen."
AI-agenten kan forstå, at kunden både efterspørger prisinformation og ønsker kontakt til en medarbejder.
3. AI-agenten finder et relevant svar
Agenten bruger sin AI-model, sine instruktioner og eventuelt virksomhedens egne oplysninger til at formulere et svar.
Virksomheden kan give agenten viden om eksempelvis produkter, priser, åbningstider og arbejdsprocesser.
Det betyder, at AI-agenten kan tilpasses den konkrete virksomhed frem for kun at besvare generelle spørgsmål.
4. AI-agenten svarer med en naturlig stemme
Svaret bliver omdannet til tale, så kunden kan fortsætte samtalen.
Moderne AI-systemer kan håndtere spørgsmål og opfølgende bemærkninger under samme samtale.
5. AI-agenten kan udføre handlinger
AI-telefoni kan også omfatte funktioner, hvor systemet foretager konkrete handlinger.
Det kan eksempelvis være at viderestille et opkald, sende en SMS med et link eller give en medarbejder besked om at kontakte kunden.
For disse handlinger kræves der, at den konkrete funktion er understøttet og korrekt konfigureret.
Hvad kan AI-telefoni bruges til?
AI-telefoni kan anvendes på forskellige måder, afhængigt af virksomhedens behov.
Det behøver ikke være en komplet erstatning for virksomhedens eksisterende telefonbetjening.
Mange virksomheder kan begynde med at automatisere enkelte opgaver og derefter udvide anvendelsen.
Automatisk telefonpasning
En af de mest oplagte anvendelser er automatisk telefonpasning.
Når medarbejderne ikke kan tage telefonen, kan AI-agenten besvare opkaldet og hjælpe kunden videre.
Det kan reducere antallet af ubesvarede opkald og gøre virksomheden mere tilgængelig.
AI-kundeservice
AI-telefoni kan bruges til at besvare tilbagevendende kundespørgsmål.
Det kan blandt andet være spørgsmål om:
Åbningstider.
Priser og produkter.
Serviceområder.
Kontaktoplysninger.
Virksomhedens tjenester.
Praktiske procedurer.
Når agenten har adgang til den nødvendige viden, kan kunden få svar uden at skulle vente på en medarbejder.
Intelligent viderestilling
En AI-agent kan hjælpe med at finde den relevante medarbejder eller afdeling.
I stedet for en traditionel telefonmenu kan kunden fortælle, hvad henvendelsen handler om.
AI-agenten kan derefter forsøge at sende opkaldet videre efter virksomhedens instruktioner.
Beskeder og anmodninger om at blive ringet op
Hvis en medarbejder ikke er tilgængelig, kan AI-agenten modtage oplysninger om kundens henvendelse.
Det kan eksempelvis være kundens navn, telefonnummer og årsagen til opkaldet.
Herefter kan systemet sende beskeden videre til den relevante medarbejder, hvis denne funktion er aktiveret.
SMS og e-mail
En AI-telefonagent kan også være forbundet med systemer til udsendelse af SMS og e-mail.
Det gør det muligt at sende links, praktiske informationer eller beskeder efter behov.
Hos Tjulo kan AI-agenter konfigureres til at sende SMS'er og e-mails som en del af samtaleforløbet.
Leads og salgsforespørgsler
En vigtig anvendelse er håndtering af potentielle kunder.
Hvis en person ringer for at høre om priser eller ønsker et tilbud, kan AI-agenten besvare relevante spørgsmål og tilbyde opfølgning fra en medarbejder.
På den måde kan telefonen fungere som en mere aktiv del af virksomhedens salgsproces.
AI-telefoni sammenlignet med traditionel telefoni
Traditionel telefoni og AI-telefoni løser nogle af de samme behov, men de fungerer forskelligt.
Traditionelle telefonsystemer sørger primært for at forbinde mennesker med hinanden.
AI-telefoni kan derudover forstå en henvendelse og forsøge at løse den automatisk.
Traditionel telefonpasning
Ved traditionel telefonpasning bliver opkald typisk besvaret af en medarbejder eller en ekstern telefonservice.
Det giver mulighed for personlig service, men kræver bemanding og afhænger ofte af bestemte arbejdstider.
Telefonsvarer
En telefonsvarer kan modtage en besked, som en medarbejder efterfølgende skal gennemgå.
Den kan normalt ikke føre en fleksibel samtale eller besvare spørgsmål i realtid.
Telefonmenuer
Mange virksomheder anvender telefonmenuer, hvor kunden skal vælge mellem for